Autocrat untuk Guru: Cara Praktis Membuat Sertifikat Otomatis

Autocrat adalah add-on Google yang membantu dalam menggabungkan data dari Google Sheets, Google Docs, dan Google Forms ke dalam format baru seperti PDF, email, atau rubrik penilaian. Alat ini sangat berguna untuk menyederhanakan proses pembuatan dokumen yang seragam tapi dipersonalisasi, seperti sertifikat, surat, atau laporan.

Misalnya, jika ingin mengirimkan sertifikat kepada siswa, Guru tidak perlu membuatnya satu per satu secara manual. Cukup gunakan Google Forms untuk mengumpulkan informasi siswa, lalu manfaatkan Autocrat untuk secara otomatis mengisi data seperti nama dan tanggal ke dalam template sertifikat. Setelah itu, Autocrat akan mengirimkan sertifikat tersebut langsung ke email masing-masing siswa secara otomatis!

Ada banyak cara kreatif untuk memanfaatkan Autocrat, terutama bagi para guru. Di artikel ini, akan membahas cara menggunakan Autocrat untuk menghasilkan sertifikat otomatis yang dipersonalisasi untuk tiap siswa. Temukan tips dan trik lainnya seputar Google Spreadsheet di artikel ini https://www.eudeka.id/cara-mudah-menggunakan-google-spreadsheet-coba-sekarang/.

Fitur Utama Autocrat

Autocrat sangat berguna untuk guru, admin, HR, atau siapa pun yang sering menangani dokumen dalam jumlah besar. Berikut ini adalah fitur-fitur utama yang menjadikan Autocrat solusi praktis untuk berbagai kebutuhan otomatisasi.

1. Pembuatan Dokumen Otomatis

Autocrat memungkinkan Anda membuat dokumen Google Docs atau PDF secara otomatis menggunakan template yang sudah disiapkan. Data dari Google Sheets akan langsung mengisi bagian-bagian tertentu dalam template tersebut, membuat proses lebih cepat dan efisien.

2. Mail Merge

Kirim email ke banyak penerima dengan konten yang sudah disesuaikan secara otomatis. Autocrat mengambil informasi dari Google Sheets dan menyusun email personal dalam jumlah besar dengan mudah.

3. Trigger Otomatis

Anda bisa mengatur agar Autocrat berjalan secara otomatis setiap kali ada perubahan data di Google Sheets. Dengan fitur ini, Anda tidak perlu lagi menjalankannya secara manual setiap saat.

4. Penyimpanan dan Pengiriman Dokumen

Dokumen yang telah dibuat bisa langsung disimpan ke Google Drive dan juga dikirimkan ke email penerima yang sudah ditentukan. Praktis dan terintegrasi dengan baik.

5. Pengaturan yang Fleksibel

Autocrat menawarkan banyak opsi penyesuaian—mulai dari format file yang dihasilkan, kolom data yang digunakan, hingga cara pengiriman dokumen. Anda bisa menyesuaikan semuanya sesuai kebutuhan.

Bagaimana cara mengakses Autocrat?

Mendapatkan add-on Autocrat untuk Google Sheets sangatlah mudah. Cara tercepat adalah dengan langsung memasangnya melalui Google Workspace Marketplace. Cukup klik tombol Install, dan Autocrat akan otomatis terpasang ke akun Google Sheets Anda.

Atau, Anda juga bisa mengikuti langkah-langkah berikut secara manual:

1. Buka file Google Sheets Anda.
2. Klik menu Extensions (Ekstensi) di bagian atas.
3. Pilih Add-ons > Get add-ons.
4. Ketik “Autocrat” di kolom pencarian yang muncul.
5. Klik tombol Install pada add-on Autocrat.
6. Izin akses mungkin diminta — cukup ikuti petunjuk untuk menyelesaikannya.

Setelah terpasang, Autocrat siap digunakan untuk membantu Anda mengotomatisasi pembuatan dokumen dan email langsung dari spreadsheet!

Cara Praktis Membuat Sertifikat Otomatis

Membuat sertifikat untuk siswa seringkali menjadi tugas yang memakan waktu bagi guru dan staf sekolah. Mulai dari prestasi akademik hingga partisipasi dalam kegiatan ekstrakurikuler, setiap siswa membutuhkan sertifikat yang dipersonalisasi. Namun, dengan menggunakan Autocrat, proses ini dapat disederhanakan secara signifikan. Autocrat memungkinkan pembuatan sertifikat otomatis dengan menggabungkan data dari Google Sheets ke dalam template Google Docs atau Slides, menghasilkan sertifikat unik untuk setiap penerima tanpa harus membuatnya secara manual satu per satu. Proses otomatis ini tidak hanya menghemat waktu berjam-jam, tetapi juga memastikan konsistensi dan akurasi di seluruh sertifikat, sambil memberikan sentuhan personal yang membuat penerima merasa dihargai dan diapresiasi. Berikut ini langkah-langkah membuat sertifikat otomatis menggunakan Autocrat:

1. Launch Autocrat

Langkah awal menjalankan Autocrat di Google Sheets: Klik menu ‘Ekstensi’ > pilih ‘Autocrat’ > lalu klik ‘Launch’.

2. Klik “New Job”

• Klik tombol “+ New Job”.

• Beri nama untuk job Anda, misalnya: Sertifikat Mahasiswa Berprestasi.

3. Pilih Template Dokumen

• Upload atau pilih Google Docs/Slides dari Google Drive sebagai template surat Anda lalu klik save.

• Template ini harus memiliki placeholder/tag seperti <<Nama>>, <<Tahun Masuk>>, dll. yang sesuai dengan header kolom di spreadsheet.

4. Mapping Kolom Spreadsheet ke Tag Template

• Autocrat akan meminta Anda untuk mencocokkan kolom dari sheet dengan tag di template.

• Misalnya: <<Nama Mahasiswa>> → kolom “Nama Mahasiswa”. Klik next.

5. Pilih Output File

• Tentukan nama file output menggunakan tag, misalnya: Sertifikat <<Nama Mahasiswa>>.

• Pilih format output: Google Docs atau PDF. Klik next.

6. Tentukan Lokasi Penyimpanan

Pilih folder Google Drive tempat file hasil merge akan disimpan. Klik next

7. Pengaturan Pengiriman Email (Opsional)

• Aktifkan “Yes” pada opsi share doc. Pilih output file: PDF. Lalu isi:

  • To: <<Email>>

  • Subject: “Sertifikat Mahasiswa Berprestasi”

  • Body: “Yth. Mahasiswa <<Nama Mahasiswa>>.”

• Klik next.

8. Menentukan Trigger Otomatis (Opsional)

• Bisa diatur agar Autocrat berjalan otomatis saat sheet diubah atau pada jadwal tertentu.
• Klik Save untuk menyimpan job.

9. Jalankan Job

Klik tombol play (▶️) untuk menjalankan merge dan membuat sertifikat berdasarkan data spreadsheet.

Hasil Akhir

1. Setiap baris di spreadsheet menghasilkan satu sertifikat PDF.

2. Sertifikat disimpan otomatis di Google Drive.

3. Jika pengiriman email diaktifkan, peserta menerima sertifikat via email.

Referensi

Wanasek, S. (2023, December 19). 5 Ideas on How to Use Autocrat to Automate Documents. ClassPoint. https://www.classpoint.io/blog/how-to-use-autocrat

Daryusman. (2024, September 23). Membuat Sertifikat Online dengan Mudah menggunakan Google. Daryusman Blog. https://daryusman.staff.ut.ac.id/2024/09/23/membuat-sertifikat-online-dengan-mudah-menggunakan-google/